Phân Loại & Mẫu Packing List

Về cơ bản hiện nay trên thế giới và Việt Nam đang dùng 3 mẫu packing list. Để nhận biết loại nào đơn giản bằng cách chúng ghi rất rõ tiêu đề, cụ thể như sau:

Detailed packing list:

Phiếu đóng gói chi tiết. Với dòng tiêu đề tương ứng là “Detailed packing list”. Loại packing list này nội dung rất chi tiết cho lô hàng. Thường là người mua và người bán trực tiếp dùng loại này phổ biến.

Neutral packing list

Phiếu đóng gói trung lập, trên loại packing list này không thể hiện tên người bán.

Packing and Weight list

Phiếu đóng gói packing list kèm theo bảng kê trọng lượng

Tác Dụng Của Packing List

Nhìn vào phiếu đóng gói, chúng ta sẽ có các thông tin sau:

• Trong container đó có số lượng hàng bao nhiêu? Trọng lượng bao nhiêu?
• Số kiện, số pallet thế nào? Có bao nhiêu hàng hay kiện nhỏ được đóng trong thùng, hộp lớn?
• Chúng ta sẽ dỡ hàng bằng tay (công nhân bốc trực tiếp, cần nhiều người) hay dỡ hàng bằng xe nâng (cần ít người hơn)?

• Thời gian dự kiến dỡ hàng là bao lâu và từ đó có thể tính toán được số lượng hàng có thể dỡ trong 1 ngày (Ví dụ như container có 20 kiện hàng, đóng pallet thì có thể 1 cont trong vòng 30 phút, 1 giờ, 1 ngày dỡ được 8 cont nhưng nếu như container có 1000 kiện hàng bốc rời thì có thể mất 1,5 – 2 giờ/container và 1 ngày chỉ dỡ được 4 cont hàng). Điều này quan trọng cho người mua trong việc bố trí nhân lực xuống hàng và chuẩn bị kho bãi.
• Tìm được sản phẩm đó nằm trong kiện nào, bao nào, pallet nào. Nếu sản phẩm đó bị lỗi, chúng ta có thể khiếu nại nhà sản xuất và với những thông tin trên, họ có thể truy lại được ca sản xuất, số máy, người phụ trách và kiểm tra lỗi cho chúng ta.

Các nội dung chính trong Packing List

Một Packing List đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:

• Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
• Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.
• Số và ngày Packing List: Số này khá quan trọng
• Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.
• Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party
• Port of Loading: Cảng bốc hàng
• Port of Destination: Cảng đến
• Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
• ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
• Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
• Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới

• Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới
• NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng
• Remark: Những ghi chú thêm
• Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.

Trên Detailed Packing List phải ghi rõ số cont/seal và số lượng hàng trong từng kiện, từng pallet, loại hàng cụ thể và ký, mã hiệu.

Ngoài ra, trong nhiều trường hợp xuất hàng lẻ hoặc hàng nguyên container nhưng chủng loại, quy cách đóng gói đơn giản thì người bán hàng có thể kết hợp và gộp chung Commercial Invoice + Packing List vào một mẫu như hình minh họa ở dưới:

Kết luận

Qua Packing List (Detailed Packing List), chúng ta có thể hiểu được loại hàng, số lượng hàng, quy cách đóng gói, từ đó tính toán được thời gian dỡ hàng, cách sắp xếp, chỗ để trong kho.

Packing List thông thường được gửi cho người mua ngay sau khi đóng hàng xong để người mua có thể kiểm tra số lượng hàng giao và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh kịp thời.

Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, có thể kết hợp cả Invoice và Packing List trong cùng một form nhằm mục đích dễ theo dõi, kiểm tra cho người mua.