Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí logistics thường được tính toán ngay từ khi lập kế hoạch xuất khẩu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy tổng chi phí cuối cùng thường cao hơn so với dự toán ban đầu. Khoản chênh lệch này có thể chỉ vài phần trăm, nhưng cũng có trường hợp đủ lớn để ảnh hưởng đến lợi nhuận của cả lô hàng.
Điều đáng chú ý là phần lớn các khoản chi phát sinh không đến từ một sự cố lớn. Chúng thường xuất hiện từ nhiều yếu tố nhỏ trong suốt quá trình vận chuyển. Nếu không được kiểm soát, những khoản chi này sẽ tích lũy và tạo thành gánh nặng đáng kể cho doanh nghiệp.
Chi phí logistics không chỉ là cước vận chuyển
Khi nhắc đến logistics, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào giá cước vận chuyển. Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của tổng chi phí.
Một lô hàng quốc tế còn bao gồm nhiều khoản khác như phí làm chứng từ, phí thông quan, phí lưu kho, phí bốc xếp, phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa cao điểm và nhiều chi phí dịch vụ khác.
Chỉ cần một trong các công đoạn phát sinh vấn đề, tổng chi phí của lô hàng có thể thay đổi đáng kể.
Biến động cước vận tải
Thị trường vận tải luôn thay đổi theo cung và cầu.
Trong mùa cao điểm hoặc khi xảy ra biến động về chuỗi cung ứng, giá cước có thể tăng nhanh chỉ trong thời gian ngắn.
Đối với những doanh nghiệp chưa đặt chỗ sớm hoặc chưa có kế hoạch vận chuyển dài hạn, việc phải chấp nhận mức giá mới là điều khá phổ biến.
Hồ sơ và chứng từ chưa chính xác
Một trong những nguyên nhân thường gặp nhất là sai sót trong bộ chứng từ xuất khẩu.
Thông tin về số lượng, trọng lượng, mã HS hoặc mô tả hàng hóa không thống nhất có thể khiến lô hàng phải chỉnh sửa hồ sơ hoặc kiểm tra bổ sung.
Những thay đổi này không chỉ làm chậm tiến độ mà còn phát sinh thêm nhiều khoản phí liên quan.
Chi phí lưu kho và lưu container
Trong logistics quốc tế, thời gian là yếu tố rất quan trọng.
Nếu doanh nghiệp chậm hoàn tất thủ tục hải quan hoặc chưa sắp xếp được phương tiện nhận hàng, container có thể phải lưu tại cảng hoặc kho lâu hơn dự kiến.
Các khoản phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container thường tăng theo từng ngày. Vì vậy, chỉ một vài ngày chậm trễ cũng có thể làm tổng chi phí tăng lên đáng kể.
Thay đổi yêu cầu từ khách hàng
Không ít trường hợp người mua yêu cầu thay đổi địa điểm giao hàng, thời gian giao hoặc bổ sung chứng từ sau khi hàng đã được vận chuyển.
Mỗi thay đổi đều có thể kéo theo chi phí phát sinh như đổi lịch vận chuyển, điều chỉnh chứng từ hoặc lưu kho tạm thời.
Những khoản phí này thường không được tính trong kế hoạch ban đầu.
Đóng gói chưa phù hợp
Bao bì không đạt tiêu chuẩn có thể dẫn đến nhiều vấn đề.
Hàng hóa có thể phải đóng gói lại trước khi xuất khẩu hoặc bị tính thêm chi phí xử lý.
Đối với vận tải hàng không, kích thước kiện hàng còn ảnh hưởng trực tiếp đến trọng lượng tính cước. Một thay đổi nhỏ về quy cách đóng gói cũng có thể làm tăng đáng kể chi phí vận chuyển.
Thiếu thông tin về phụ phí
Ngoài cước vận chuyển chính, nhiều tuyến quốc tế còn áp dụng các loại phụ phí như:
- Phụ phí nhiên liệu.
- Phụ phí an ninh.
- Phụ phí mùa cao điểm.
- Phụ phí xử lý tại cảng.
- Phụ phí giao nhận đặc biệt.
Nếu doanh nghiệp chỉ so sánh giá cước cơ bản mà không tìm hiểu đầy đủ các khoản phụ phí, ngân sách rất dễ bị vượt kế hoạch.
Thiếu kế hoạch logistics tổng thể
Một số doanh nghiệp chỉ tập trung tìm đơn vị có giá vận chuyển thấp nhất.
Tuy nhiên, giá rẻ chưa chắc mang lại tổng chi phí thấp.
Nếu lịch trình không phù hợp hoặc quá trình phối hợp thiếu hiệu quả, doanh nghiệp có thể phải trả thêm nhiều khoản phí phát sinh.
Một kế hoạch logistics hiệu quả cần xem xét toàn bộ chuỗi vận chuyển thay vì chỉ quan tâm đến giá cước ban đầu.
Làm thế nào để kiểm soát chi phí logistics?
Doanh nghiệp có thể giảm đáng kể các khoản phát sinh bằng cách:
- Lập kế hoạch vận chuyển từ sớm.
- Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác.
- Kiểm tra kỹ quy cách đóng gói.
- Theo dõi lịch trình hàng hóa thường xuyên.
- Trao đổi rõ ràng với khách hàng về điều kiện giao hàng.
- Làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm để được tư vấn trước khi xuất khẩu.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên xem logistics là một phần trong chiến lược kinh doanh thay vì chỉ là chi phí vận chuyển.
Kết luận
Chi phí logistics ngoài dự kiến là điều nhiều doanh nghiệp xuất khẩu từng gặp phải. Tuy nhiên, phần lớn các khoản phát sinh đều có thể được hạn chế nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động quản lý toàn bộ quá trình vận chuyển.
Một kế hoạch logistics tốt không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tiến độ giao hàng, nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu liên tục thay đổi, việc đầu tư vào quản trị logistics hiệu quả sẽ mang lại giá trị lâu dài cho mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Xem thêm
Air Waybill (AWB) là gì? Giải mã “tấm hộ chiếu” của mọi lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không
Milk Run trong Logistics là gì? Giải pháp tối ưu vận chuyển giúp doanh nghiệp giảm chi phí