Chứng từ Hải quan (Customs Documents) – Tất tần tật thông tin cần biết

1. Chứng từ hải quan là gì?

Chứng từ hải quan (Customs Documents) là tập hợp các loại giấy tờ cần thiết để thông quan hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Đây là một phần không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, giúp cơ quan hải quan kiểm soát, đánh thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý.

2. Tại sao chứng từ hải quan quan trọng?

Chứng từ hải quan đóng vai trò quan trọng trong việc:

Đảm bảo hàng hóa thông quan hợp pháp: Các loại giấy tờ này giúp xác nhận nguồn gốc, tính hợp pháp của hàng hóa.
Tính thuế và phí hải quan: Giúp cơ quan hải quan áp dụng thuế suất đúng với từng loại hàng hóa.
Ngăn chặn gian lận thương mại: Tránh các hành vi buôn lậu, trốn thuế.
Đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp: Khi có đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp sẽ tránh được các rủi ro bị phạt hoặc giữ hàng tại cảng.

3. Các loại chứng từ hải quan quan trọng

Dưới đây là những loại chứng từ phổ biến và quan trọng nhất trong xuất nhập khẩu hàng hóa:

3.1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form)

Là tài liệu quan trọng nhất trong quy trình thông quan.
Do doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan khai báo với cơ quan hải quan.
Gồm các thông tin chi tiết về hàng hóa, mã HS code, số lượng, giá trị, xuất xứ, người gửi và người nhận hàng.

3.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Chứng từ thể hiện giá trị giao dịch giữa người bán và người mua.
Dùng để tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT).
Cần có đầy đủ thông tin về hàng hóa, đơn giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán.

3.3. Phiếu đóng gói (Packing List)

Mô tả chi tiết về số lượng, trọng lượng, cách đóng gói của hàng hóa.
Giúp hải quan và người nhận kiểm tra hàng hóa chính xác hơn.
Hỗ trợ trong việc xử lý khiếu nại nếu có sai sót trong giao nhận hàng.

3.4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L) hoặc Vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB)

Chứng từ do hãng vận chuyển cung cấp, xác nhận việc hàng hóa đã được gửi đi.
Có chức năng như biên lai nhận hàng, hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu hàng hóa.
Đối với đường biển: Sử dụng Bill of Lading (B/L).
Đối với đường hàng không: Sử dụng Airway Bill (AWB).

3.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Chứng nhận quốc gia xuất xứ của hàng hóa.
Giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.
Do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp.

3.6. Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Health Certificate)

Bắt buộc đối với hàng thực phẩm, nông sản, động vật, thực vật.
Do cơ quan kiểm dịch cấp để đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.

3.7. Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng (Certificate of Inspection)

Chứng nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng theo quy định của nước nhập khẩu.
Áp dụng cho các mặt hàng như máy móc, thiết bị, sản phẩm công nghệ cao.

3.8. Các chứng từ khác

Tùy vào loại hàng hóa và quy định từng quốc gia, có thể cần thêm:

Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu (Import/Export License).
Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract).
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate).

4. Quy trình xử lý chứng từ hải quan

4.1. Chuẩn bị chứng từ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định trước khi hàng hóa đến cảng hoặc sân bay.

4.2. Khai báo hải quan

Doanh nghiệp hoặc đại lý khai báo thông tin lên hệ thống điện tử hải quan.
Nộp chứng từ cần thiết để cơ quan hải quan kiểm tra.

4.3. Kiểm tra và thông quan

Hải quan sẽ phân luồng kiểm tra hàng hóa:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra, hàng hóa được thông quan ngay.
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ chứng từ.
- Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa.
Sau khi hoàn thành kiểm tra, hàng hóa được phép nhập khẩu/xuất khẩu.

5. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị chứng từ hải quan

Đảm bảo thông tin chính xác, khớp với thực tế hàng hóa.
Tuân thủ quy định về kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
Lưu trữ chứng từ ít nhất 5 năm để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan.
Cập nhật quy định hải quan mới nhất để tránh sai sót.

6. Kết luận

Chứng từ hải quan là yếu tố quan trọng quyết định hàng hóa có thể xuất nhập khẩu hợp pháp hay không. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro không đáng có. Hãy luôn cập nhật các quy định mới nhất để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi!

Đọc thêm:

5 Điều Cơ Bản Cần Biết Về Vận Đơn (Bill of Lading – B/L)

5 Steps to Make Delicious Green Rice Cake with Mung Bean at Home

Dịch Vụ Vận Chuyển Bàn Ghế Nhựa Từ Hà Nội Vào Huế

Gửi gia vị nấu phở từ Hà Nội đi Washington