Các Sai Lầm Thường Gặp Trong Xuất Nhập Khẩu Khiến Hàng Bị Delay hoặc Đội Chi Phí

Ngành xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng phát triển, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi hàng hóa bị chậm trễ hoặc chi phí tăng cao. Những vấn đề này thường xuất phát từ các sai lầm cơ bản trong chứng từ, thủ tục và vận hành logistics. Việc hiểu rõ các lỗi phổ biến và cách phòng tránh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả chuỗi cung ứng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

1. Chuẩn Bị Chứng Từ Không Đầy Đủ hoặc Sai Sót

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng hóa bị delay là lỗi chứng từ. Các giấy tờ quan trọng như Invoice, Packing List, Bill of Lading hay C/O nếu thiếu hoặc sai thông tin sẽ lập tức bị hải quan giữ lại. Lỗi chứng từ có thể xuất phát từ số liệu không khớp, tên hàng viết sai, hoặc thiếu chữ ký, con dấu cần thiết. Việc này khiến doanh nghiệp mất thêm vài ngày, thậm chí cả tuần để chỉnh sửa, đồng thời phát sinh chi phí lưu container, phí lưu bãi (demurrage, detention).

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc lần đầu xuất nhập khẩu thường chủ quan, không kiểm tra kỹ trước khi gửi chứng từ. Hậu quả là những lỗi hoàn toàn có thể tránh được lại khiến tiến trình thông quan bị gián đoạn. Bên cạnh đó, nếu hàng hóa đến hạn giao cho khách mà giấy tờ chưa chuẩn, doanh nghiệp còn đối mặt với nguy cơ mất hợp đồng hoặc phạt vi phạm hợp đồng.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt. Mỗi bộ chứng từ cần được rà soát nhiều lần trước khi nộp cho hải quan hoặc forwarder. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ điện tử và giấy tờ bản cứng rõ ràng giúp giảm sai sót và thuận tiện cho việc đối chiếu khi cần.

2. Không Nắm Rõ Quy Định Hải Quan và Chính Sách Từng Thị Trường

Mỗi quốc gia có quy định nhập khẩu khác nhau, đặc biệt với hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, hay thiết bị công nghệ cao. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời, hàng dễ bị trả về, kiểm tra gắt gao hoặc yêu cầu bổ sung giấy phép.

Ví dụ, một số lô hàng nông sản Việt Nam xuất sang EU thường gặp rắc rối về kiểm dịch thực vật. Trong khi đó, hàng may mặc sang Mỹ cần tuân thủ nghiêm ngặt về nhãn mác và chống gian lận thương mại. Mỗi sai sót như vậy đồng nghĩa với việc hàng nằm cảng thêm nhiều ngày, chi phí tăng và uy tín doanh nghiệp giảm.

Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi thông tin chính sách từ cơ quan hải quan và các tổ chức thương mại quốc tế. Việc tham gia các khóa đào tạo, hội thảo về quy định xuất nhập khẩu cũng giúp cập nhật thông tin nhanh và chính xác.

3. Lựa Chọn Điều Kiện Incoterms Không Phù Hợp

Incoterms là yếu tố quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Chọn sai điều kiện Incoterms có thể dẫn đến mất quyền kiểm soát chi phí vận chuyển và bảo hiểm.

Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng CIF khi xuất khẩu mà không tính toán kỹ có thể chịu rủi ro phát sinh chi phí. Ngược lại, chọn FOB nhưng không thỏa thuận rõ ràng với khách hàng về phụ phí tại cảng sẽ khiến chi phí logistics tăng đáng kể.

Các điều kiện Incoterms ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm của bên bán và bên mua. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ từng điều kiện, thương lượng kỹ trước khi ký hợp đồng và ghi rõ trong hợp đồng xuất nhập khẩu. Lựa chọn đúng Incoterms giúp tối ưu chi phí, giảm rủi ro và tránh tranh chấp về sau.

4. Đánh Giá Sai Năng Lực Đối Tác Logistics hoặc Forwarder

Doanh nghiệp thường chọn forwarder hoặc đối tác logistics dựa trên giá rẻ mà không đánh giá kỹ năng, uy tín và mạng lưới dịch vụ. Điều này dễ dẫn đến xử lý chậm trễ, thông tin không minh bạch, hoặc không có phương án xử lý sự cố.

Khi cảng ùn tắc hoặc hãng tàu thay đổi lịch trình, một forwarder thiếu kinh nghiệm sẽ không kịp phản ứng, khiến hàng hóa bị trì hoãn. Trường hợp này kéo theo chi phí lưu kho, mất cơ hội bán hàng đúng thời điểm, thậm chí mất hợp đồng quan trọng.

Doanh nghiệp nên lựa chọn đối tác dựa trên tiêu chí: kinh nghiệm, mạng lưới dịch vụ, khả năng xử lý sự cố, bên cạnh giá cả. Forwarder uy tín sẽ giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi lô hàng, cập nhật tình hình liên tục và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

5. Thiếu Kế Hoạch Dự Phòng Cho Rủi Ro

Nhiều doanh nghiệp lên kế hoạch xuất nhập khẩu theo “đường thẳng”, kỳ vọng mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không tính đến các kịch bản xấu. Trong thực tế, chuỗi cung ứng luôn tiềm ẩn rủi ro: thời tiết xấu, tàu chậm, đình công tại cảng, biến động chính sách nhập khẩu.

Ví dụ, đợt tắc nghẽn kênh đào Suez năm 2021 khiến nhiều lô hàng nằm chờ hàng tuần. Các doanh nghiệp không có phương án thay thế phải chịu chi phí khổng lồ. Việc chủ động xây dựng kế hoạch dự phòng như chọn tuyến vận tải thay thế, chuẩn bị thêm quỹ thời gian, hoặc mua bảo hiểm phù hợp giúp giảm thiểu tổn thất.

Kế hoạch dự phòng còn bao gồm đánh giá các nhà cung cấp, forwarder và cả các yếu tố rủi ro từ khách hàng. Khi có sẵn phương án B, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh mà không làm gián đoạn toàn bộ chuỗi cung ứng.

6. Quản Lý Thông Tin và Theo Dõi Lô Hàng Kém

Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp không theo dõi lô hàng liên tục. Khi không cập nhật tình trạng hàng hóa, việc phản ứng chậm với sự cố sẽ làm lỡ thời hạn giao hàng. Thông tin không đồng bộ giữa kho, cảng và forwarder cũng dẫn đến sai lệch về số lượng, địa điểm giao hàng và thời gian vận chuyển.

Doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý vận tải hoặc logistics. Việc theo dõi trực tuyến giúp phát hiện vấn đề kịp thời và phối hợp nhanh chóng giữa các bên. Nhờ đó, hàng hóa được xử lý hiệu quả, giảm chi phí phát sinh và hạn chế rủi ro mất hàng.

7. Thiếu Kiểm Soát Nội Bộ Trong Quy Trình Xuất Nhập Khẩu

Sai sót trong quy trình nội bộ cũng là nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị delay. Nhân viên chưa được đào tạo bài bản dễ kê khai sai, thiếu giấy tờ hoặc gửi thông tin không chính xác. Các bộ phận kho, kế toán và xuất nhập khẩu nếu không phối hợp tốt sẽ gây ra chồng chéo và trễ hạn.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình chuẩn: kiểm tra chứng từ, đối chiếu hợp đồng, xác nhận với forwarder và hải quan trước khi gửi lô hàng. Kiểm soát nội bộ tốt giúp phát hiện lỗi ngay từ đầu, giảm chi phí sửa chữa và tránh rủi ro pháp lý.

8. Lỗi Trong Thủ Tục Hải Quan

Sai sót trong khai báo hải quan là nguyên nhân lớn dẫn đến hàng hóa bị giữ lại. Thông tin về mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc loại hàng nếu không chính xác sẽ làm tờ khai rơi vào luồng đỏ. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ giấy, xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế, làm chậm quá trình thông quan.

Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định hải quan, huấn luyện nhân viên khai báo, và sử dụng phần mềm khai báo uy tín. Việc này giúp giảm khả năng tờ khai bị từ chối, tăng tỷ lệ thông quan nhanh và tránh phát sinh chi phí kiểm hóa.

9. Kết Luận

Các sai lầm trong xuất nhập khẩu tưởng nhỏ nhưng hậu quả rất lớn. Hàng bị chậm trễ, chi phí phát sinh đội lên, uy tín doanh nghiệp giảm sút. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị chứng từ đầy đủ, am hiểu chính sách, chọn đối tác uy tín và xây dựng kế hoạch dự phòng.

Ngoài ra, áp dụng công nghệ quản lý vận tải, kiểm soát nội bộ và đào tạo nhân viên giúp giảm rủi ro. Tránh những lỗi cơ bản là chìa khóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả và giữ chân khách hàng lâu dài. Trong bối cảnh logistics ngày càng phức tạp, chuẩn bị kỹ càng sẽ là lợi thế cạnh tranh quan trọng trên thị trường quốc tế.
XEM THÊM: 

Chuỗi cung ứng lạnh – “Huyết mạch” cho ngành thực phẩm và dược phẩm

Chuyển đổi số trong logistics – Không phải lựa chọn mà là bắt buộc

Gửi thực phẩm khô cho du học sinh châu Âu, sách vở, hải sản khô

Hãy liên hệ Best Logistics ngay để được tư vấn chi tiết!