Những Lỗi Thường Gặp Khi Vận Chuyển Hàng Hóa Và Cách Tránh
Vì sao cần tránh lỗi khi vận chuyển hàng hóa?
Vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là gửi hàng đi quốc tế hoặc liên tỉnh, đòi hỏi sự chính xác từ khâu chuẩn bị, đóng gói, khai báo cho tới giao hàng. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn tới trễ tiến độ, phát sinh chi phí hoặc thậm chí thất lạc hàng hóa.
Trên thực tế, nhiều người khi gửi hàng chỉ quan tâm đến giá cước vận chuyển mà bỏ qua các yếu tố khác như quy cách đóng gói, khai báo thông tin hay quy định hàng hóa. Kết quả là hàng bị hư hỏng, giữ tại hải quan hoặc trả lại, gây thiệt hại lớn cả về thời gian và tiền bạc.
Bài viết này sẽ chia sẻ 7 lỗi thường gặp khi vận chuyển hàng hóa kèm cách khắc phục hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo hàng đến tay người nhận an toàn.
1. Lỗi khai báo sai thông tin hàng hóa
Biểu hiện phổ biến:
- Khai sai trọng lượng hoặc kích thước hàng.
- Mô tả không đúng bản chất hàng hóa (ví dụ: khai “quần áo” nhưng thực tế có kèm phụ kiện kim loại).
- Sai mã HS code khi gửi hàng quốc tế.
Hậu quả:
- Hàng có thể bị giữ tại hải quan để kiểm tra.
- Phát sinh chi phí bổ sung do phải điều chỉnh chứng từ.
- Bị phạt hoặc cấm gửi nếu khai báo gian lận.
Cách tránh:
- Đo và cân chính xác kiện hàng trước khi gửi.
- Mô tả hàng hóa rõ ràng: tên, số lượng, chất liệu, công dụng.
- Gửi hàng quốc tế cần tham khảo mã HS code từ đơn vị vận chuyển hoặc website hải quan.
- Lưu trữ hình ảnh kiện hàng trước khi bàn giao để dễ đối chiếu khi cần.
2. Lỗi đóng gói không đúng quy cách
Biểu hiện:
- Hàng dễ vỡ nhưng không có chống sốc.
- Bao bì mỏng, dễ rách hoặc thấm nước.
- Thực phẩm khô không hút ẩm, hàng đông lạnh không có đá khô/gel lạnh.
Hậu quả:
- Hàng dễ bị móp méo, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Mất giá trị sản phẩm khi đến tay người nhận.
- Tốn chi phí đổi trả hoặc bồi thường.
Cách tránh:
- Sử dụng thùng carton dày ≥ 5 lớp, túi chống sốc, mút xốp, bọc nilon.
- Với hàng dễ vỡ, ghi rõ “FRAGILE – HÀNG DỄ VỠ” trên tất cả các mặt thùng.
- Với hàng thực phẩm khô: bọc kín, kèm túi hút ẩm, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng.
- Hàng đông lạnh: sử dụng thùng xốp + đá khô + bọc cách nhiệt.
3. Lỗi ghi sai hoặc thiếu địa chỉ người nhận
Biểu hiện:
- Thiếu số nhà, tên đường, phường/xã, mã bưu chính.
- Sai số điện thoại người nhận.
- Với hàng quốc tế, viết sai hoặc không rõ tên người nhận bằng tiếng Anh.
Hậu quả:
- Hàng bị giao sai hoặc hoàn trả về kho.
- Phát sinh phí lưu kho, phí chuyển lại hoặc hoàn hàng.
Cách tránh:
- Kiểm tra ít nhất 2 lần thông tin người nhận trước khi gửi.
- Yêu cầu khách cung cấp mã bưu chính (postal code) chính xác.
- Với đơn quốc tế, viết in hoa và không dùng ký tự đặc biệt trong tên & địa chỉ.
4. Lỗi không kiểm tra quy định hàng cấm và hàng hạn chế
Biểu hiện:
- Gửi pin, chất lỏng, mỹ phẩm dạng xịt, thực phẩm tươi đi quốc tế mà không khai báo.
- Không xin giấy phép kiểm dịch hoặc chứng nhận xuất xứ.
Hậu quả:
- Hàng bị tịch thu hoặc tiêu hủy tại hải quan.
- Mất toàn bộ chi phí vận chuyển và giá trị hàng hóa.
Cách tránh:
- Tra cứu danh sách hàng cấm – hàng hạn chế của nước nhận hàng.
- Hỏi kỹ đơn vị vận chuyển về các mặt hàng cần giấy phép đặc biệt.
- Chuẩn bị sẵn giấy tờ: kiểm dịch, CO (chứng nhận xuất xứ), MSDS (bảng an toàn hóa chất) nếu cần.
5. Lỗi không mua bảo hiểm hàng hóa
Biểu hiện:
- Chủ quan khi gửi hàng giá trị cao (điện tử, máy móc, đồ hiệu) mà không mua bảo hiểm.
Hậu quả:
- Khi hàng mất hoặc hỏng, mức đền bù tiêu chuẩn của hãng vận chuyển thường thấp hơn nhiều so với giá trị thực tế.
Cách tránh:
- Với hàng giá trị cao, nên mua bảo hiểm vận chuyển.
- Chọn đơn vị có chính sách đền bù minh bạch và rõ ràng.
- Giữ hóa đơn mua hàng để làm căn cứ khi yêu cầu bồi thường.
6. Lỗi chọn sai phương thức vận chuyển
Biểu hiện:
- Gửi hàng gấp nhưng chọn đường biển → hàng về chậm.
- Hàng nặng, cồng kềnh nhưng gửi bằng đường hàng không → phí cao.
Hậu quả:
- Lãng phí chi phí hoặc chậm thời gian giao hàng.
Cách tránh:
- Xác định rõ ưu tiên về thời gian hay chi phí trước khi chọn phương thức vận chuyển.
- Tham khảo so sánh đường biển – đường hàng không – đường bộ từ các công ty logistics.
- Với hàng gấp → chọn chuyển phát nhanh; hàng số lượng lớn, không gấp → chọn đường biển để tiết kiệm.
7. Lỗi không theo dõi hành trình hàng hóa
Biểu hiện:
- Gửi hàng nhưng không lưu mã vận đơn (tracking number).
- Không kiểm tra trạng thái khi hàng bị giữ tại kho hoặc hải quan.
Hậu quả:
- Khó xử lý khi hàng chậm hoặc gặp sự cố.
Cách tránh:
- Luôn lấy mã vận đơn sau khi gửi hàng.
- Cài đặt ứng dụng hoặc vào website của đơn vị vận chuyển để theo dõi thường xuyên.
- Khi thấy hàng bị “pending” hoặc “customs hold”, liên hệ ngay với hãng vận chuyển để xử lý.
Checklist 5 bước trước khi gửi hàng
- Đo và cân hàng chính xác, khai báo trung thực.
- Đóng gói đúng chuẩn với vật liệu bảo vệ phù hợp.
- Kiểm tra kỹ thông tin người nhận (địa chỉ, số điện thoại, mã bưu chính).
- Xác nhận hàng được phép gửi và chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
- Lưu mã vận đơn và theo dõi hành trình hàng cho tới khi giao xong.
Gửi hàng an toàn – tránh lỗi ngay từ đầu
Những lỗi khi vận chuyển hàng hóa hoàn toàn có thể phòng tránh nếu người gửi chú ý ngay từ bước chuẩn bị. Một kiện hàng được đóng gói chuẩn, khai báo đúng, chọn phương thức vận chuyển phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hàng đến tay người nhận nguyên vẹn.
Nếu bạn đang tìm dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa uy tín, hãy chọn đơn vị có kinh nghiệm, hỗ trợ khai báo – đóng gói – bảo hiểm hàng hóa đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn yên tâm tuyệt đối trong suốt quá trình vận chuyển.
XEM THÊM:
Việt Nam – Trung tâm logistics mới của Đông Nam Á
Logistics thương mại điện từ – Cạnh tranh không còn ở sản phẩm mà là ở vận chuyển
Vận chuyển đào mai an toàn, nhanh chóng, uy tín, giá rẻ