5 Sai Lầm Khi Làm Thủ Tục Hải Quan & Cách Tránh – Doanh Nghiệp Nào Cũng Nên Biết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là một trong những bước quan trọng để hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới. Đây cũng là khâu tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt với các doanh nghiệp mới bước chân vào lĩnh vực này. Chỉ cần một thông tin khai báo không chính xác hoặc một giấy tờ bị thiếu, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với việc hàng hóa bị giữ lại tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị xử phạt hành chính.

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã mất hàng trăm triệu đồng chỉ vì những sai sót nhỏ trong thủ tục hải quan. Những lỗi này thường bắt nguồn từ việc chưa nắm rõ quy định mới, khai báo sai mã HS code hoặc không kiểm tra chứng từ trước khi nộp. Việc nhận diện các lỗi phổ biến và biết cách phòng tránh là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm rủi ro pháp lý.

1. Khai Báo Sai Mã HS Code

HS code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số hàng hóa thống nhất toàn cầu, dùng để phân loại hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Việc khai báo đúng HS code giúp tính thuế chính xác và áp dụng chính sách quản lý chuyên ngành phù hợp. Nhiều doanh nghiệp chủ quan hoặc chưa tìm hiểu kỹ đã khai báo sai HS code, dẫn đến áp sai thuế suất, bị truy thu thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

Sai lầm này cũng ảnh hưởng đến thời gian thông quan. Khi tờ khai rơi vào luồng đỏ do nghi ngờ sai HS code, hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế, gây chậm tiến độ giao hàng.

Cách tránh: Doanh nghiệp cần dựa vào thông tin kỹ thuật chính xác của hàng hóa, gồm chất liệu, chức năng, thành phần và tra cứu biểu thuế hải quan mới nhất. Nếu hàng hóa phức tạp hoặc có mã HS gây tranh cãi, nên tham khảo đơn vị dịch vụ hải quan chuyên nghiệp để tránh rủi ro ngay từ đầu.

2. Thiếu Chứng Từ Cần Thiết

Một bộ hồ sơ hải quan cơ bản bao gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill), hợp đồng thương mại và các giấy phép liên quan nếu có. Chỉ cần thiếu một giấy tờ hoặc thông tin không khớp với tờ khai, hồ sơ sẽ bị trả lại.

Hậu quả là thời gian thông quan kéo dài và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi. Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng này do không có quy trình kiểm tra chéo giữa các bộ phận liên quan.

Cách tránh: Lập checklist chứng từ và kiểm tra chéo trước khi nộp hồ sơ. Đảm bảo thông tin trên tất cả chứng từ đồng nhất về số lượng, giá trị, mã HS code và thông tin doanh nghiệp. Đây là bước đơn giản nhưng hiệu quả để tránh các sự cố không đáng có.

3. Khai Báo Trị Giá Hàng Không Chính Xác

Trị giá khai báo hải quan là căn cứ tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Nếu khai báo sai, doanh nghiệp sẽ bị hải quan yêu cầu kiểm tra trị giá và có thể bị xử phạt. Một số trường hợp còn bị nghi ngờ gian lận thương mại.

Việc khai báo trị giá không chính xác cũng khiến tờ khai bị phân vào luồng kiểm tra cao hơn, kéo dài thời gian thông quan. Các doanh nghiệp nhỏ dễ mắc lỗi này khi không lưu giữ đầy đủ chứng từ hợp đồng, hóa đơn, chi phí vận chuyển hay bảo hiểm.

Cách tránh: Trị giá khai báo phải dựa trên hợp đồng thương mại và chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ bằng chứng về giá trị hàng hóa, chi phí vận chuyển và bảo hiểm để giải trình khi cần. Minh bạch ngay từ đầu giúp thông quan nhanh hơn và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

4. Không Nắm Rõ Quy Định Hàng Đặc Thù

Một số nhóm hàng hóa như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hóa chất hoặc máy móc đã qua sử dụng thuộc diện quản lý đặc thù và cần giấy phép chuyên ngành. Việc không chuẩn bị giấy phép trước sẽ khiến hàng bị giữ lại, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng.

Ví dụ, nhập khẩu thực phẩm từ nước ngoài vào Việt Nam cần giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy phép an toàn thực phẩm. Nhập khẩu thiết bị y tế cần chứng nhận chất lượng từ cơ quan quản lý. Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước này, thời gian thông quan sẽ kéo dài, chi phí phát sinh tăng.

Cách tránh: Tìm hiểu rõ các quy định pháp lý áp dụng cho loại hàng hóa. Chuẩn bị giấy phép, kiểm định chất lượng và đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu không chắc chắn, nên nhờ sự hỗ trợ từ đơn vị dịch vụ logistics hoặc hải quan trọn gói để mọi thủ tục được chuẩn bị đầy đủ.

5. Chậm Trễ Trong Nộp Hồ Sơ

Thời gian là yếu tố quyết định trong hoạt động logistics. Nếu doanh nghiệp chậm nộp hồ sơ, hàng hóa phải lưu tại cảng hoặc kho ngoại quan, phát sinh chi phí lưu kho và lưu container. Thậm chí, doanh nghiệp còn có thể bị phạt vì quá hạn.

Chậm trễ thường xảy ra khi doanh nghiệp không theo dõi lịch trình tàu biển hoặc máy bay. Một số đơn vị còn chưa phân công bộ phận theo dõi tiến độ, dẫn đến hồ sơ nộp muộn.

Cách tránh: Chuẩn bị hồ sơ ngay khi có thông tin về thời gian tàu cập cảng hoặc máy bay hạ cánh. Có bộ phận chuyên trách theo dõi tiến độ và nhắc nhở để mọi thủ tục được thực hiện đúng hạn. Điều này giúp giảm chi phí phát sinh và đảm bảo tiến độ giao hàng.

Lời Kết

Các sai lầm trong thủ tục hải quan tưởng nhỏ nhưng hậu quả lại rất lớn. Hàng hóa bị chậm trễ, chi phí tăng, uy tín doanh nghiệp giảm. Chủ động chuẩn bị chứng từ đầy đủ, nắm vững quy định pháp luật, khai báo chính xác và nộp hồ sơ đúng hạn sẽ giảm rủi ro đáng kể.

Bên cạnh đó, lựa chọn đối tác logistics uy tín và nhờ hỗ trợ dịch vụ hải quan chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Áp dụng checklist, đào tạo nhân viên và kiểm soát nội bộ là những bước quan trọng để tránh sai sót.

Trong bối cảnh xuất nhập khẩu ngày càng phức tạp, nhận diện các sai lầm phổ biến và biết cách phòng tránh là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh và giữ vững uy tín trên thị trường quốc tế.

XEM THÊM: 

Chuỗi cung ứng lạnh – “Huyết mạch” cho ngành thực phẩm và dược phẩm

Chuyển đổi số trong logistics – Không phải lựa chọn mà là bắt buộc

Gửi thực phẩm khô cho du học sinh châu Âu, sách vở, hải sản khô

Hãy liên hệ Best Logistics ngay để được tư vấn chi tiết!